“Họp hành thì phải có sổ sách đàng hoàng”, ông bà ta dạy cấm có sai bao giờ. Vậy “sổ sách” ấy là gì? Trong thế giới công sở hiện đại, “sổ sách” ấy chính là meeting minute, hay còn gọi là biên bản cuộc họp – một loại giấy tờ tưởng chừng khô khan nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy cụ thể Meeting Minute Là Gì? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng Lalagi.edu.vn tìm hiểu nhé!
Meeting Minute – “Linh hồn” của mỗi cuộc họp
1. Meeting Minute là gì?
Nói một cách dễ hiểu, meeting minute giống như một bản tóm tắt súc tích và chính xác những gì đã diễn ra trong một cuộc họp. Nó ghi lại những quyết định quan trọng, những nhiệm vụ được giao phó và cả những vấn đề còn bỏ ngỏ.
2. Vai trò “linh hồn” của Meeting Minute
Nhiều người cho rằng meeting minute chỉ là thủ tục rườm rà, nhưng thực chất, nó giống như “linh hồn” của mỗi cuộc họp, bởi:
- Lưu giữ lịch sử: Giúp lưu trữ thông tin quan trọng, tránh trường hợp “ông nói gà, bà nói vịt” khi cần xem lại.
- Theo dõi tiến độ: Giúp theo dõi tiến độ công việc, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban.
- Cải thiện hiệu quả: Giúp các cuộc họp sau diễn ra hiệu quả hơn, tránh lặp lại những sai sót đã mắc phải.
ghi chép biên bản cuộc họp
3. Những “ẩn số” thường gặp về Meeting Minute
Trong thực tế, có rất nhiều câu hỏi xoay quanh meeting minute, chẳng hạn như:
- Ai là người chịu trách nhiệm viết meeting minute?
- Nội dung của meeting minute cần bao gồm những gì?
- Làm thế nào để viết meeting minute hiệu quả?
- Có nên sử dụng phần mềm để tạo meeting minute?
Giống như việc xây nhà cần có bản vẽ chi tiết, meeting minute là “bản thiết kế” cho sự thành công của mọi dự án, mọi cuộc họp.
biên bản cuộc họp trên bàn
Bật mí cách tạo Meeting Minute “chuẩn không cần chỉnh”
1. Chuẩn bị kỹ càng trước cuộc họp
Để viết meeting minute hiệu quả, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng:
- Nắm rõ nội dung cuộc họp: Nên trao đổi trước với người chủ trì về mục tiêu, nội dung chính của cuộc họp.
- Chuẩn bị dụng cụ ghi chép: Sổ sách, bút, laptop… cần được chuẩn bị sẵn sàng.
- Tham khảo các mẫu meeting minute: Tìm hiểu các mẫu biên bản có sẵn để hình dung rõ hơn về cấu trúc và nội dung.
2. Ghi chép thông tin “khôn ngoan”
Trong lúc cuộc họp diễn ra, hãy là một người ghi chép thông minh:
- Tập trung lắng nghe: Ghi nhớ những thông tin quan trọng, những quyết định then chốt.
- Sử dụng kỹ thuật ghi chép hiệu quả: Tóm tắt ý chính, sử dụng từ ngữ cô đọng, dễ hiểu.
- Không ngại hỏi lại khi cần: Đừng ngại giơ tay hỏi để làm rõ những thông tin chưa rõ ràng.
3. Hoàn thiện meeting minute sau cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn cần:
- Hoàn thiện bản meeting minute: Bổ sung đầy đủ thông tin, rà soát lại lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Gửi bản meeting minute cho các bên liên quan: Đảm bảo mọi người đều nhận được bản meeting minute sau cuộc họp.
nhóm người đang họp
Kết Luận
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn meeting minute là gì cũng như tầm quan trọng của nó. Đừng quên ghé thăm Lalagi.edu.vn để khám phá thêm nhiều kiến thức bổ ích khác nhé!
