Bạn có bao giờ nhận được một file tài liệu lạ hoắc với đuôi .xps mà chẳng biết mở bằng cách nào? Đừng lo, chuyện “bỡ ngỡ” khi gặp file lạ cũng giống như lần đầu bạn được giới thiệu với món bánh cuốn vậy, thoạt nhìn thì lạ lẫm nhưng khi đã nếm thử rồi thì lại “nghiện” lúc nào không hay. Vậy, .xps là “món ngon” gì trong thế giới công nghệ? Hãy cùng Lala tìm hiểu nhé!
Ý nghĩa của file XPS là gì?
XPS: Định dạng “bảo mật” cho tài liệu của bạn
XPS là viết tắt của XML Paper Specification – một định dạng file tài liệu được Microsoft phát triển. Giống như “người anh em” PDF, XPS được dùng để lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn, đảm bảo bố cục, phông chữ không bị thay đổi dù được mở trên các thiết bị hay hệ điều hành khác nhau.
Lịch sử ra đời của XPS: Từ đối thủ của PDF đến lựa chọn thay thế?
Ra đời sau PDF, XPS từng được xem như “đối thủ” của định dạng file phổ biến này. Tuy nhiên, có lẽ vì “sinh sau đẻ muộn”, XPS chưa thực sự phổ biến bằng PDF. Dù vậy, XPS vẫn có những ưu điểm riêng và là lựa chọn thay thế đáng cân nhắc cho PDF.
Tại sao nên sử dụng XPS?
Ưu điểm của XPS
- Bố cục ổn định: Tài liệu XPS sẽ hiển thị chính xác như bạn mong muốn, bất kể người xem sử dụng máy tính, điện thoại hay hệ điều hành nào.
- Bảo mật cao: Khó có thể chỉnh sửa nội dung file XPS, giúp bảo vệ thông tin của bạn an toàn.
- Dung lượng nhẹ: So với PDF, file XPS thường có dung lượng nhỏ hơn, giúp bạn tiết kiệm dung lượng lưu trữ và dễ dàng chia sẻ qua email.
Nhược điểm của XPS
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, nhưng XPS vẫn tồn tại một số hạn chế như:
- Ít phổ biến: XPS vẫn chưa được sử dụng rộng rãi như PDF, do đó, người nhận có thể gặp khó khăn khi mở file.
- Ít phần mềm hỗ trợ: Không phải phần mềm nào cũng có thể mở được file XPS.
Khi nào nên dùng XPS?
Vậy khi nào thì nên “chọn mặt gửi vàng” với định dạng XPS?
- Khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với bố cục cố định: Sử dụng XPS khi bạn không muốn người nhận thay đổi nội dung, định dạng của tài liệu.
- Khi bạn cần gửi file dung lượng nhỏ: XPS là lựa chọn lý tưởng khi bạn cần gửi tài liệu qua email hoặc lưu trữ trên các thiết bị có dung lượng hạn chế.
Định dạng file XPS
Cách tạo và mở file XPS
Tạo file XPS
Bạn có thể dễ dàng tạo file XPS từ các ứng dụng của Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint. Chỉ cần chọn “Lưu dưới dạng” và chọn định dạng file là XPS.
Mở file XPS
Để mở file XPS, bạn có thể sử dụng:
- Trình xem XPS tích hợp sẵn trên Windows: Hầu hết các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows đều được cài đặt sẵn trình xem XPS.
- Phần mềm của bên thứ ba: Một số phần mềm hỗ trợ đọc file PDF như Adobe Reader cũng có thể mở được file XPS.
Một số câu hỏi thường gặp về XPS
Ngoài Microsoft Office, còn phần mềm nào tạo được file XPS?
Ngoài Microsoft Office, bạn có thể sử dụng một số phần mềm khác như:
- PDF Creator: Phần mềm miễn phí cho phép tạo file PDF và XPS.
- XPS Viewer: Ngoài chức năng xem file XPS, XPS Viewer còn cho phép bạn tạo file XPS từ hình ảnh.
Mở file XPS
XPS có phải là lựa chọn tốt nhất để chia sẻ tài liệu?
Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn định dạng file phù hợp. Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu rộng rãi và đảm bảo ai cũng có thể mở được, PDF vẫn là lựa chọn an toàn hơn.
Kết luận
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về định dạng file XPS – một “lựa chọn bí mật” bên cạnh PDF phổ biến.
Để khám phá thêm nhiều kiến thức công nghệ thú vị khác, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết trên trang lalagi.edu.vn bạn nhé!
